Aanmelden
Een aanmelding kan zowel via de telefoon als via de mail gedaan worden. Er wordt kort besproken wat de hulpvraag is. Als wij de inschatting maken dat onze plek passend zou kunnen zijn voor de hulpvraag, wordt er een kennismakingsgesprek gepland.

Kennismaking/intake
Dit gesprek wordt zo snel mogelijk gepland. Tijdens het gesprek gaan wij dieper in op de hulpvraag. Daarnaast is het vooral kennis maken en bekijken of er een klik is tussen ons. Wij vinden het heel belangrijk dat het veilig en vertrouwd is voor iedereen die al op de boerderij is, maar ook voor diegene die nieuw komt.
Indien wij de begeleiding kunnen gaan bieden is er overleg over de indicatie met het CJG of WMO. Als die is afgegeven ondertekenen we een zorgovereenkomst die geldt zolang er een indicatie is.

Begeleidingsplan en evaluatie
Aan het begin van het traject bespreken wij samen aan welke doelen er gewerkt gaat worden. Deze worden opgesteld in een begeleidingsplan (zorgplan).

Steeds voordat een DVO of een overeenkomst (in geval van coaching) afloopt, wordt er een evaluatie gepland. Indien er een verlenging van de DVO gewenst is, wordt het evaluatieverslag, na ondertekening, meegestuurd ter onderbouwing. In het evaluatiegesprek worden de voortgang en de doelen besproken en zo nodig nieuwe doelen geformuleerd.

Dossier
Zorgboerderij Van 't Hooiland maakt gebruik van het programma Praktijkdata. 
Hierin wordt een elektronisch dossier bijgehouden met alle belangrijke documenten en informatie rondom een kind/jongere. Dit programma voldoet aan de eisen voor privacybescherming. Om het dossier zo compleet mogelijk te maken, vragen wij altijd om zoveel mogelijk achterliggende documenten zoals verslagen van eerder gedaan onderzoek of verslagen vanuit school, OPP, brieven vanuit behandeling of medicatielijsten.

Documenten
Zorgboerderij Van 't Hooiland geeft voor de start van coaching/begeleiding een mapje met formulieren mee, waaronder het intakeformulier. Dit formulier bestaat uit een aantal vragen voor informatie. Dit vormt de basis voor de begeleiding. 
Aan het begin worden tevens de Algemene voorwaarden (ook te vinden op de website), de klachtenregeling en privacyregeling meegegeven.